Kameravalvonta ja sähköpostit työpaikalla

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) säätelee myös työpaikoilla tapahtuvaa kameravalvontaa. Valvonnan on oltava mahdollisimman avointa ja välttämätöntä sen käytölle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Työnantaja saa hakea ja avata työntekijälle tulleita, työnantajalla kuuluvia sähköposteja vain tietyin edellytyksin.

Sähköpostit ja kameravalvonta

Kameravalvonta työpaikalla

Kameravalvonnan edellytykset (16 §)

Työnantaja saa toteuttaa kameravalvontaa, jos tarkkailun tarkoituksena on

  • työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen
  • omaisuuden suojaaminen
  • tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvonta tai
  • turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.

 
Kameravalvontaa ei pääsäännön mukaan saa käyttää tietyn työntekijän tarkkailuun työpaikalla.

Työntekijöiden wc:ssä, pukeutumistilassa, henkilöstötiloissa tai henkilökohtaiseen käyttöön osoitetuissa työhuoneissa ei saa olla kameravalvontaa.  

Jos kameravalvonta on välttämätöntä, se voidaan kuitenkin kohdentaa tietyssä työpisteessä työskenteleviin työntekijöihin, jos 

  • valvonnan tarkoituksena on ehkäistä työhön liittyvää ilmeistä väkivallan uhkaa tai ilmeistä haittaa tai vaaraa työtekijän turvallisuudelle tai terveydelle
  • tarkkailu on välttämätöntä omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi töissä, joissa työntekijän tehtäviin kuuluu olennaisena osana käsitellä arvoltaan tai laadultaan merkittävää omaisuutta kuten rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä
  • kameravalvonta perustuu työntekijän omaan pyyntöön hänen etujensa ja oikeuksiensa varmistamiseksi.

Avoimuus kameravalvonnan toteuttamisessa (17 §)

Kameravalvonnan on oltava mahdollisimman avointa ja välttämätöntä sen käytölle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Valvonnassa syntyneitä tallenteita saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten tarkkailua on tehty. Ennen kameravalvonnan käyttöönottoa työnantajan on selvitettävä mahdollisuuksia käyttää työntekijöiden yksityisyyttä paremmin suojaavia keinoja. Työnantajan on myös ilmoitettava näkyvällä tavalla, onko kysymys tallentavasta kameravalvonnasta vai ei.

Kameravalvonnan tallenteita saa käyttää vastoin alkuperäistä tarkoitusta

  • työtapaturmien selvittämiseksi.
  • työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi
  • tasa-arvolaissa ja työturvallisuuslaissa tarkoitettujen häirinnän, ahdistelun tai epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi tai toteennäyttämiseksi, jos työnantajalla on perusteltu aihe epäillä työntekijän syyllistyneen tällaiseen käytökseen.

Kameravalvonnan tallenteiden käsittelyyn sovelletaan henkilötietolain 5–7, 10 ja 32–34 §:ää riippumatta siitä, muodostavatko tallenteet henkilötietolain mukaisen henkilörekisterin. Tämä edellyttää esimerkiksi, että valvonnasta laaditaan rekisteriseloste. Tallenteet on pääsääntöisesti hävitettävä heti, kun ne eivät ole tarpeen valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluessa.

Työpaikan sähköpostit

Työnantajan huolehtimisvelvollisuus (18 §)

Useimmiten työnantajan työntekijöiden käyttöön antamat sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@organisaatio.fi ja viestien lähettäminen ja lukeminen tapahtuu työntekijälle annetun käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

Yksityisluonteinen sähköpostiviesti kuuluu luottamuksellisen viestinnän piiriin samalla tavalla kuin puhelu.

Sähköposti on kuitenkin viestinnän muotona erilainen kuin puhelin, koska siihen kirjautuvat samanaikaisesti sekä työnantajalle kuuluvat että työntekijän henkilökohtaiset viestit.  

Työnantajan työntekijän sähköpostiviesteihin liittyvien valtuuksien käyttäminen edellyttää, että työnantaja on sitä ennen tarjonnut työntekijälle seuraavia mahdollisuuksia järjestää työnantajalle kuuluvien viestien perilletulo työntekijän poissaolon aikana:

  • Ensinnäkin sähköpostijärjestelmä voi lähettää viestin lähettäjälle automaattisen ilmoituksen työntekijän poissaolosta ja sijaisesta.
  • Toinen vaihtoehto on, että työntekijän poissa ollessa viestit ohjataan toiselle työntekijälle tai toiseen työntekijän käytössä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Työntekijällä ei ole velvollisuutta käyttää edellä mainittuja työnantajan tarjoamia mahdollisuuksia. Tästä huolimatta jo näiden vaihtoehtojen tarjoaminen työntekijälle oikeuttaa työnantajan selvittämään, onko työntekijän poissa ollessa lähetetty sellaisia viestejä, joista työnantajan on välttämätöntä saada tieto esimerkiksi neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakaspalvelun tai toimintojensa turvaamiseksi muutoin. Tällaisia tilanteita on esimerkiksi tilausten, laskutusten ja reklamointien yhteydessä ja niitä koskevissa liikeneuvotteluissa.   

Työnantajalle kuuluvien sähköisten viestien hakeminen ja avaaminen (19–20 §)

Työnantaja voi arvioida viestin lähettäjän tunnistamistietojen tai sähköpostiviestien otsikkotietojen perusteella, kuuluuko viesti työnantajalle. Nämä tiedot eivät kuulu luottamuksellisen viestin ydinsisältöön. Vaikka yleensä näistä tiedoista voidaan päätellä viestin yksityisluontoisuus, tämä ei ole aina mahdollista.

Tämän vuoksi myös seuraavien kriteerien on täytyttävä, ennen kuin työnantaja voi hakea työntekijän sähköpostiviestejä:

  • työntekijä hoitaa tehtäviään itsenäisesti eli muut henkilöt eivät hoida asiaa samanaikaisesti   
  •  työntekijän tehtävien tai vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että hänelle on lähetetty edellä tarkoitettuja viestejä   
  • työntekijä on poissa työstä
  • työnantaja tarjoaa työntekijälle vielä mahdollisuuden antaa luvan viestien avaamiseen ennen niiden avaamista
  •  viestiin liittyvän asian selvittäminen ei kestä viivytystä.  

Laissa on lisäksi erityissäännös tilanteista, joissa työntekijä on kuollut tai hän on pysyväisluontoisesti estynyt hoitamaan työtehtäviään eikä hänen suostumustaan viestien hakemiseen saada.  

Viestin hakemisen jälkeen viestin saa avata, jos edellä mainitun selvityksen perusteella on ilmeisestä, että viesti kuuluu selvästi työnantajalle ja edellä kuvatut kriteerit täyttyvät. Lisäksi edellytetään, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan on yritetty tuloksetta saada yhteys viestin sisällön selvittämiseksi tai sen siirtämiseksi työnantajan osoittamaan toiseen sähköpostiosoitteeseen.  

Jos työnantaja tai hänen edustajansa vastoin säännöksiä hakee tai avaa työntekijälle lähetetyn tai tämän lähettämän sähköpostiviestin, voidaan hänet tuomita työelämän tietosuojalain rikkomisesta sakkoon, ellei teko samalla täytä esimerkiksi ankaramman rangaistusasteikon mukaan tuomittavaa, rikoslain tietomurron tai henkilörekisteririkoksen tunnusmerkistöä.  

Menettelytapa viestien hakemiseen ja avaamiseen

Työnantaja voi käyttää oikeuttaan vain tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla.

Viestien esille hakemisesta samoin kuin viestien avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee,

  • mikä viesti on avattu
  • miksi viesti on avattu
  • milloin viesti on avattu
  • ketkä ovat avanneet viestin
  • kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto.

Viestin esille hakemiseen tai avaamiseen osallistuneet henkilöt eivät saa kertoa viestin sisällöstä sivullisille työsuhteen aikana tai sen päättymisen jälkeen.   

Yhteistoiminta teknisen valvonnan ja tietoverkon käytön järjestämisessä  (21 §)

Yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvat:

  • työntekijöihin kohdistuvan kameravalvonnan, kulunvalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja valvonnassa käytettävät menetelmät
  • sähköpostin ja muun tietoverkon käyttö
  • työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely.

Tekninen valvonta tarkoittaa esimerkiksi kameravalvontaa ja kulunvalvontaa sekä tietojen käsittelyn kirjautumisjärjestelmiä ja puhelimen käytön valvontaa.

Valvonnan avulla kerättävien tietojen on oltava työsuhteen kannalta tarpeellisia. Myös valvontamenetelmien oleelliset muutokset kuuluvat yhteistoimintamenettelyn piiriin. Sähköpostin ja muun tietoverkon osalta yt-menettely koskee lähinnä käyttösääntöjä.

Yt-menettelyn jälkeen työnantajan on määriteltävä

  • mihin tarkoitukseen valvontaa käytetään
  • millaisia valvontamenetelmiä käytetään
  • millaisia periaatteita noudatetaan sähköpostin ja tietoverkon käytössä.

Tämän jälkeen työnantajan on huolehdittava siitä, että päätöksen sisällöstä tiedotetaan työntekijöille.

Valvonta ja nähtävänä pito (22–23 §)

Työsuojeluviranomaiset yhdessä tietosuojavaltuutetun kanssa valvovat, että työelämän yksityisyydensuojasta annettua lakia noudatetaan. Heiltä saa myös tarvittaessa neuvoja lain soveltamisesta.

Työnantajan on pidettävä tämä laki työntekijöiden nähtävillä työpaikoilla. Työnantaja voidaan tuomita maksamaan sakkoa nähtävänä pidon laiminlyönnistä.

Yhteystiedot

Ritva Liivala

työmarkkinalakimies
Puhelin:
+358 9 771 2294
Matkapuhelin:
+358 50 357 4227
Sähköposti:
Ritva.Liivala@kt.fi
Organisaatio:
KT Kuntatyönantajat
Yleiset palvelussuhdeasiat