Lagstiftningen reglerar dataskyddet i arbetslivet

Dataskyddet i arbetslivet regleras i lagen om integritetsskydd i arbetslivet. Arbetarskyddsmyndigheterna övervakar tillsammans med dataombudsmannen att lagen iakttas.

Tietosuoja

Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) reglerar hur skyddet för privatlivet tryggas uttryckligen i arbetslivet. Lagen gäller endast förhållandet mellan arbetstagaren och arbetsgivaren.

Lagen tillämpas på alla anställningsförhållanden i alla sektorer och också i tillämpliga delar på dem som söker ett arbete eller en tjänst.

Dessutom finns det i personuppgiftslagen (523/1999) och i informationssamhällsbalken (917/2014) allmänna bestämmelser om dataskydd som också ska tillämpas i arbetslivet utöver integritetsskyddslagen.  

Allmänna förutsättningar för behandling av personuppgifter

Relevanskrav (3 §)

I 3 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet bestäms om relevansen av behandling av personuppgifter. Enligt lagen får arbetsgivaren behandla endast sådana personuppgifter som har direkt relevans för arbetstagarens arbetsavtalsförhållande och som

  1. har att göra med hanteringen av rättigheter och skyldigheter för parterna i arbetsavtalsförhållandet, till exempel information om förmågan att klara av arbetsuppgifter, val av arbetstagare, arbetsförhållanden och iakttagandet av kollektivavtalen
  2. har att göra med de förmåner arbetsgivaren erbjuder arbetstagarna, såsom motionssedlar och liknande samt rabatter och hur de används
  3. har att göra med arbetsuppgifternas särskilda natur och som till exempel kan anknyta till familjeförhållandena för en arbetstagare som förflyttas till utlandsuppdrag, om arbetsgivaren ombesörjer utbildningen för arbetstagarens barn under tiden för utlandsuppdraget.

Arbetsgivaren får inte ens med arbetstagarens samtycke göra avvikelser från relevanskravet, enligt vilket personuppgifterna ska vara direkt relevanta för arbetsavtalsförhållandet.

Arbetsgivaren ska redan vid planeringen av insamling av personuppgifter kunna visa att insamlingen är relevant och ange för vilken slags arbetsuppgifter de samlas in. Denna avvägning ska alltid göras separat i varje enskilt fall. Om det finns särskilda bestämmelser om insamling av vissa personuppgifter i någon annan lag, behöver arbetsgivaren inte avväga om det är nödvändigt att samla in dessa uppgifter.

Vid anställning ska arbetsgivaren bedöma om uppgifterna är relevanta med tanke på den arbetsuppgift som personen i fråga söker. Det är närmast fråga om uppgifter som påvisar sökandens behörighet och lämplighet för den aktuella uppgiften samt ett utlåtande om arbetssökandens lämplighet ur hälsosynpunkt.

Förstöring av irrelevanta personuppgifter

Arbetsgivaren får inte förvara föråldrade eller irrelevanta uppgifter. Bestämmelserna om dessa uppgifter i personuppgiftslagen tillämpas också i arbetslivet. Tillämpliga blir åtminstone följande paragrafer i personuppgiftslagen: 9 § 2 mom., 29 §, 34 och 35 § samt 48 § 2 mom.

Arbetsgivaren ska iaktta de särskilda bestämmelser om lagringstid för personuppgifter som finns i lagstiftningen. Det gäller till exempel de preskriptionstider som nämns i arbetsavtalslagen, arbetstidslagen och bokföringslagen.

Inom den offentliga förvaltningen finns det också särskilda bestämmelser om förvaring av arbetstagares och tjänstemäns personuppgifter.

Insamling av personuppgifter och diskrimineringsförbud

Eftersom insamling av irrelevanta personuppgifter kan leda till diskriminering är lagstiftningens diskrimineringsförbud viktigt vid behandlingen av uppgifterna, börjande med bedömningen av deras relevans.

Det finns bestämmelser om förbud mot diskriminering bland annat i grundlagen, arbetsavtalslagen, diskrimineringslagen, lagen om kommunala tjänsteinnehavares anställningstrygghet, lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män samt i strafflagen.

Arbetstagares personuppgifter (4 §)

På platsansökningsblanketter ska frågorna formuleras så att endast information som är relevant med tanke på skötseln av arbetsuppgifterna inhämtas.

Arbetsgivaren ska samla in personuppgifter om en arbetstagare i första hand hos arbetstagaren själv. Med arbetstagarens samtycke kan de också ges av en tredje part. Arbetstagarens samtycke behövs inte när en myndighet lämnar ut uppgifter till arbetsgivaren för att arbetsgivaren ska kunna utföra sina lagstadgade uppgifter eller när arbetsgivaren inhämtar personkreditupplysningar eller straffregisteruppgifter för utredning av en arbetstagares tillförlitlighet.

Om arbetsgivaren inhämtar uppgifter för utredning av en arbetstagares tillförlitlighet ska arbetsgivaren på förhand underrätta arbetstagaren om detta. Då arbetsgivaren inhämtar uppgifter om arbetstagaren någon annanstans än hos arbetstagaren själv, ska arbetsgivaren självmant informera arbetstagaren om detta och vad uppgifterna innehåller innan uppgifterna används för beslutsfattande som gäller arbetstagaren.

I säkerhetsutredningslagen (726/2014) bestäms om sådana kommunala arbetsuppgifter där säkerhetsutredningar kan användas.

Insamling av uppgifter omfattas av samarbetsförfarandet

De uppgifter som samlas in såväl under anställningen som i början av den omfattas av samarbetsförfarandet.

Arbetsgivaren ska förhandla med personalens representanter då arbetsgivaren beslutar om ibruktagande av nya personaldatasystem och vad dessa system ska innehålla eller om insamling av andra uppgifter, inklusive uppgifter som fås med olika test. Inte ens vid samarbetsförfarande får man komma överens om insamling av sådana uppgifter som inte uppfyller relevanskravet.

Behandling av uppgifter om hälsotillstånd (5 §)

Arbetsgivaren har rätt att behandla, d.v.s. ta emot, spara, använda för beslutsfattande och upplåta uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd endast om uppgifterna har samlats in hos arbetstagaren själv eller med arbetstagarens skriftliga samtycke till att sådana uppgifter lämnas till arbetsgivaren.

Arbetsgivaren får ändå inte ens med arbetstagarens samtycke behandla alla uppgifter om dennes hälsotillstånd.

Arbetsgivaren har rätt att behandla sådana uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd som innehåller diagnosuppgifter

  1. om det behövs för utbetalning av lön för sjukdomstid eller därmed jämställbara förmåner i anslutning till hälsotillståndet (till exempel för avlönad arbetsledighet för läkarbesök och undersökningar)
  2. om det behövs för utredning av om det finns grundad anledning till frånvaro från arbetet
  3. om arbetstagaren uttryckligen önskar att hans eller hennes arbetsförmåga utreds på basis av uppgifterna om hälsotillstånd
  4. i sådana situationer och i en sådan omfattning som bestäms särskilt någon annanstans i lag, såsom i lagstiftningen om arbetshälsa och säkerhet i arbetet.

Arbetsgivarens rätt att behandla detaljerade uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd betyder ändå inte att arbetstagaren är skyldig att lämna in läkarintyg som innehåller diagnosuppgifter till arbetsgivaren.

Olika branschers kollektivavtal ställer som villkor för avlönad sjukledighet att arbetstagaren företer arbetsgivaren ett godtagbart läkarintyg, alltså ett intyg med diagnosuppgifter för sin tid som arbetsoförmögen. Arbetstagaren har ändå med stöd av 13 § i lagen om patientens ställning och rättigheter en absolut rätt att bestämma om utlämnande av sina patientuppgifter. Arbetsgivaren blir då tvungen att bevilja oavlönad sjukledighet om arbetstagaren lämnar in ett läkarintyg utan detaljerade diagnosuppgifter. I dessa fall får arbetstagaren själv ansöka om den dagpenning som sjukförsäkringslagen föreskriver. Arbetsgivaren måste överväga en eventuell uppsägning eller hävning av anställningsförhållandet utgående från om frånvaron från arbetet varit ogrundad till exempel enligt arbetsavtalslagen.

Arbetsgivaren har också rätt att behandla uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd om arbetstagaren själv uttryckligen önskar att hans eller hennes arbetsförmåga utreds på basis av dessa uppgifter. Det är närmast fråga om uppgifter som är av betydelse för utvecklandet av arbetstagarens hälsa och sunda förhållanden på arbetsplatsen eller som behövs om arbetstagaren önskar klarlägga sin nedsatta arbetsförmåga utan att behöva anlita företagshälsovårdens tjänster.

Arbetsgivaren har dessutom rätt att behandla uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd i sådana situationer och i en sådan omfattning som bestäms särskilt någon annanstans i lag, t.ex. i lagstiftningen om arbetshälsa och säkerhet i arbetet. Arbetsgivaren kan behandla bland annat sådana utlåtanden om arbetstagarens arbetsförmåga för en viss arbetsuppgift som företagshälsovården utfärdat i samband med hälsoundersökningar, om dessa utlåtanden inte innehåller detaljerade diagnosuppgifter.

Vad som redogörs för ovan gäller också den arbetssökande. På platsansökningsblanketter får man inte ställa detaljerade frågor om den arbetssökandes hälsa, utan frågorna ska formuleras så att endast information som är relevant med tanke på skötseln av arbetsuppgifterna inhämtas.

Behandling av uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd på arbetsplatsen

Uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd får behandlas endast av personer som på basis av uppgifterna bereder eller fattar beslut om ett anställningsförhållande eller verkställer dessa beslut. Arbetsgivaren ska därför uppge namnet på dessa personer eller fastställa de arbetsuppgifter som omfattar behandling av uppgifter om hälsotillstånd.

De personer som behandlar uppgifter om arbetstagarnas hälsotillstånd har också tystnadsplikt och får inte avslöja uppgifterna för utomstående. Tystnadsplikten fortsätter också efter att anställningsförhållandet upphört.

Uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd ska förvaras åtskilda från de andra personuppgifter som arbetsgivaren har samlat in. Dessa känsliga uppgifter ska utplånas ur registret så snart det inte längre finns någon grund för behandling. Arbetsgivaren ska också i övrigt minst vart femte år bedöma behovet av att bevara uppgifter (12 § 2 mom. i personuppgiftslagen).

Behandling av personkreditupplysningar (5 a §)

Arbetsgivaren har rätt att få tillgång till och använda personkreditupplysningar endast om en arbetssökande redan valts till en arbetsuppgift eller en arbetstagare övergår till andra arbetsuppgifter hos samma arbetsgivare och dessa arbetsuppgifter kräver särskild tillförlitlighet av arbetstagaren och är förknippade med en möjlighet att sträva efter olaglig ekonomisk vinning.

Arbetsgivarens rätt att använda den arbetssökandes kreditupplysningar begränsas till arbetsuppgifter:

  • som inbegriper rätt att fatta beslut om betydande ekonomiska åtaganden eller självständig prövningsrätt i sådana åtaganden
  • i vilka arbetstagarens uppgift är att bevilja och utöva tillsyn över ekonomiskt betydande krediter
  • för vars skötsel arbetsgivaren beviljar åtkomst till arbetsgivarens eller dennas kunds affärs- och yrkeshemligheter som givits ett särskilt skydd
  • vars skötsel kräver sådan rätt att använda informationssystem som medger överföring av tillgångar som tillhör arbetsgivaren eller dennas kund eller ändring av uppgifter om tillgångarna
  • som väsentligen går ut på att utan direkt tillsyn hantera penningbelopp, värdepapper eller värdeföremål som till sitt värde är betydande
  • som gäller bevakning av egendom som tillhör arbetsgivaren eller dennas kund
  • som till sin natur i regel inbegriper oövervakat arbete i privathem.  

Då arbetsgivaren själv skaffar fram kreditupplysningar ska arbetstagaren informeras om vilket register informationen hämtats från. Arbetsgivaren svarar alltid för kostnaderna för att skaffa fram personkreditupplysningar. Företag som överlåter personkreditupplysningar kan endast på lagstadgade grunder överlåta arbetstagarens kreditupplysningar till arbetsgivaren.

Ytterligare information

Ritva Liivala

arbetsmarknadsjurist
Telefon:
+358 9 771 2294
Mobiltelefon:
+358 50 357 4227
E-post:
Ritva.Liivala@kt.fi
Organisation:
KT Kommunarbetsgivarna
Allmänna anställningsfrågor