KT:n asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT
Postiosoite: PL 200, 00100 Helsinki
Puhelin: 09 771 3000 (vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Satu Lilja, satu.lilja(at)kt.fi

2. Tietosuojavastaava rekisteriä koskevissa asioissa

Juha Aartoaho
tietosuojavastaava(at)kt.fi

3. Rekisterin nimi

Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4. Kenen henkilötietoja keräämme?

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilöryhmiä:

• asiakkaidemme yhteyshenkilöt
• sidosryhmiemme yhteyshenkilöt
• koulutusten ja muiden tapahtumien osallistujat
• KT-lehden tilaajat ja saajat.

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käytämme ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n jäsenpalveluiden ja muun asiakaspalvelun järjestämiseksi sekä

• jäsenten neuvonnassa ja neuvotteluissa näiden puolesta
• edunvalvonnassa
• lainsäädännön valmistelussa
• työmarkkinatutkimuksia tehtäessä
• koulutuksia ja muita tapahtumia hallinnoitaessa
• verkostoja hallinnoitaessa
• tiedottamisessa ja viestinnässä
• KT-lehden postittamiseksi, tilausten laskuttamiseksi ja lehden markkinoimiseksi.

Käyttötarkoituksia varten tarvitaan asiakasyhteyshenkilöiden lisäksi sidosryhmiin kuuluvien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lainsäädäntö asettaa rekisterinpitäjälle rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia velvoitteita.

KT-lehden henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu sopimukseen (yksittäiset tilaajat), rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu toimittaa lehteä rekisteröityjen asemaan tai työnantajaan liittyvän kytköksen vuoksi) ja rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen.  

6. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan niitä säilytämme?

Rekisteröidystä voimme tallentaa seuraavia henkilötietoja:

• henkilön perustiedot (etunimi, sukunimi, työnantajan organisaatio, asema, tehtävä ja kielisyys)  
• yhteystiedot (puhelinnumero, lähiosoite, sähköpostiosoite)  
• palvelupyyntöjen sisältämät tiedot
• laskutustietoja
• IT-hallintatietoja kuten tekniset tunnisteet, lokitiedot, käyttäjänimet, tarjottujen palveluiden käyttöön liittyvät tekniset tiedot
• palkkioiden maksamiseen tarvittavat yhteystiedot, esimerkiksi tilinumero
• kokouksiin, tapahtumiin tai koulutuksiin osallistuvilta myös tieto erikoisruokavaliosta.

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin pitkään kuin rekisterinpitäjä niitä kyseiseen käyttötarkoitukseen tarvitsee.  

Kirjanpitoa varten tietoja säilytetään niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää. Palvelutoimintaan liittyviä palvelupyyntöjä säilytetään 20 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin palvelupyyntö on ratkaistu. Koulutuksiin ja tapahtumiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta. Syntymäaika, ruokavalio ja allergiatiedot poistetaan 2 kuukauden sisällä koulutuksen tai tapahtuman päättymisestä.

7. Mistä saamme henkilötiedot?

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään asiointiin ja palveluiden käyttöön, laskutukseen, palkkioiden maksuun sekä viestintään liittyvissä tapahtumissa. Joskus saamme henkilötietoja myös rekisteröidyn työnantajalta.

8. Ketkä käsittelevät henkilötietoja ja mihin niitä voidaan luovuttaa?

Henkilötietoja voi käsitellä koko henkilöstömme. Pääasiassa käsittelijöitä ovat henkilöt, jotka käsittelevät palvelupyyntöjä, hoitavat laskutusta tai vastaavat asiakkuuden hoidosta sekä koulutuksien/tapahtumien suunnittelusta ja järjestelyistä vastaavat henkilöt.

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelytehtäviä ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja vain Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n määrittämien ohjeiden ja tarkoitusten mukaisesti, mistä on sovittu erikseen tietojenkäsittelysopimuksilla.  

Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Näihin viranomaisiin kuuluvat esimerkiksi vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset.  

Verkostotoimintaan osallistuvien henkilötietoja voi näkyä muille verkoston jäsenille jäsenportaalin verkostosivulla tai muussa työskentelyyn käytettävässä sovelluksessa.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten. Henkilötiedot on pääsääntöisesti muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

9. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojärjestelmien sisältämiä henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirron yhteydessä varmistamme, että henkilötietojen käsittely tapahtuu EU:n/ETA-alueella voimassa olevaa henkilötietojen suojaa noudattaen käyttämällä EU:n hyväksymiä vakiolausekkeita tai muuta vastaavaa järjestelyä.

10. Miten suojaamme henkilötiedot?

Henkilötietoihin on pääsy vain siihen oikeutetuilla työntekijöillämme sekä ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanimme henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annamme tehtävän hoitamisen kannalta riittävät oikeudet.  

Tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisin teknisin toimenpitein sisältäen säännölliset käyttöjärjestelmä- ja sovelluspäivitykset, salatut yhteydet ympäristöön ja turvallisen verkkoympäristön.  

Rekisteristä ei synny normaalisti manuaalista aineistoa. Jos rekisteristä otetaan osaotos manuaaliseksi aineistoksi, aineistoa käsitellään rekisterinpitäjän tietosuojapolitiikan käytäntöjen mukaisesti varmistaen mm. aineiston hävityksen mahdollisimman pikaisesti.  

Arkistoitaessa rajaamme tarvittaessa käyttöoikeudet asiakokonaisuuksittain vain niille työntekijöillemme, joiden on työtehtäviensä hoitamiseksi välttämätöntä kyseistä henkilötietoa käsitellä. Paperiarkistoa säilytämme lukitussa arkistotilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi tai siihen mahdollisesti liittyvä profilointi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely tapahtuu rekisteröidyn suostumukseen perustuen.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittelyoikeus milloin tahansa.

Rekisteröidylle toimitetaan tarvittavat tässä tietosuojaselosteessa annetut tiedot, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä tai kun henkilötietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä.

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus. Rekisteröidyn ei ole pakko toimittaa henkilötietoja ja näiden tietojen antamatta jättäminen ei aiheuta seuraamuksia. Henkilötietojen antaminen voi perustua sopimukseen tai sopimuksen tekemiseen ja voi näin olla edellytys rekisterinpitäjän palveluiden ostamiselle.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai saada lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, voit myös olla yhteydessä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostia osoitteella tietosuojavastaava(at)kt.fi. Voimme tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti, ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Voimme kieltäytyä luovuttamasta henkilötietoja tietosuojalainsäädännössä määritellyin perustein.

12. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista

Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty Euroopan unionin yleisessä tietosuoja- 
asetuksessa (EU 679/2016) ja sitä täydentävässä kansallisessa lainsäädännössä. Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee sivuillaan tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja antaa toimintaohjeita oikeuksien käyttämiseen.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutokset voivat liittyä lainsäädännön muutokseen. Jos tehtävät muutokset ovat olennaisia, ilmoitamme siitä verkkosivustolla tai olemalla sinuun yhteydessä muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.

Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön aika ajoin, jotta saat tietoosi selosteeseen mahdollisesti tehdyt muutokset. 

Viimeksi päivitetty 03.10.2024