Yhteinen tilannekuva – Kun 23 sote-toimijaa yhdistää henkilöstötietonsa

Yhtenäinen henkilöstötieto vahvistaa henkilöstötiedolla johtamisen perustaa sote-alalla. Kun henkilöstön kehitystä kuvataan samoilla mittareilla ja määritelmillä, syntyy yhteinen ja luotettava kokonaiskuva, jota voidaan tarkastella sekä alueellisesti että valtakunnallisesti. 

KT ja STM käynnistivät puoli vuotta sitten hankkeen, jossa yhtenäistetään sosiaali-  ja terveydenhuollon henkilöstötietoa ja rakennetaan yhteistä perustaa henkilöstötiedolla johtamiselle. Nyt hanke on puolivälissä. On hyvä hetki tarkastella, mitä olemme jo yhdessä saavuttaneet – ja miksi tämä ensimmäinen askel on niin tärkeä.

Yhteinen havainto: vertailtavuus ei synny itsestään

Tarve hankkeelle ei syntynyt tyhjästä. Sekä hyvinvointialueilla että kansallisessa ohjauksessa on tunnistettu sama ilmiö. Henkilöstötietoa on paljon, mutta se ei ole ollut aidosti vertailukelpoista. Alueilla on seurattu henkilöstön saatavuutta, vaihtuvuutta ja työkykyä omista lähtökohdistaan käsin. Kansallisessa ohjauksessa on samaan aikaan kaivattu yhtenäisempää kokonaiskuvaa.

Yhteinen johtopäätös on ollut selvä. Vertailukelpoisuus ei synny ilman yhteisiä ratkaisuja. Se vaatii yhteisiä määrittelyjä, rajauksia ja tietoista yhteistyötä. Tämä hanke on vastaus juuri tähän tarpeeseen.

Puolivälin etappi: yhteinen suunta ja rajattu kokonaisuus

Hankkeen ensimmäisessä vaiheessa olemme keskittyneet olennaiseen. Mukana työssä ovat kaikki 21 hyvinvointialuetta sekä Helsingin kaupunki ja HUS – yhteensä 23 toimijaa. Työ ei ole lähtenyt nollasta. Monilla alueilla tehdään jo nyt hyvää ja kehittynyttä henkilöstötiedolla johtamista. Hankkeen tarkoitus ei ole korvata alueiden omaa tekemistä, vaan mahdollistaa vertailu ja vertaiskehittäminen yhteisellä faktapohjalla.

Olemme rajanneet työtä tietoisesti. Tässä hankkeessa määritellään mittarit kuuteen keskeiseen henkilöstöä koskevaan ilmiöön. Valinta on vaatinut paljon keskustelua ja yhteistä harkintaa, mutta juuri siksi se on ollut tärkeää. Tavoitteena ei ole mitata kaikkea mahdollista, vaan rakentaa selkeä ja käyttökelpoinen mittaristo, joka kestää kansallisen tarkastelun ja tukee alueiden omaa johtamista.

Kevään aikana tämä on edellyttänyt merkittävää panostusta alueilta. Asiantuntijoita on osallistunut työpajoihin, määrittelyihin ja keskusteluihin tiiviissä aikataulussa. Yhteistyötä on tehty laajasti myös eri sidosryhmien kanssa, jotta ratkaisut ovat sekä sisällöllisesti kestäviä että käytännössä toteuttamiskelpoisia. Tämä yhteinen työ näkyy jo nyt. Käsitys siitä, mitä mitataan, miksi ja miten on huomattavasti aiempaa selkeämpi.

Yhteinen tietopohja mahdollistaa vertaiskehittämisen

Hankkeen ydin ei ole arvioida alueita tai asettaa niitä paremmuusjärjestykseen. Yhteinen henkilöstötieto on väline yhteiseen oppimiseen. Kun luvut perustuvat samoihin määrittelyihin, niitä voidaan tarkastella luottamuksella ja käyttää pohjana keskustelulle, kehittämiselle ja päätöksenteolle.

Yhteinen tietopohja tekee näkyväksi sen, missä on onnistuttu ja missä on haasteita. Se mahdollistaa kysymykset, joita  ei voi aidosti esittää ilman vertailukelpoista tietoa:

• Missä henkilöstön pysyvyys on kehittynyt myönteisesti, ja miksi?
• Mitä voimme oppia toisiltamme?
• Miten henkilöstötilanne näyttäytyy valtakunnallisena kokonaisuutena?

Yhteinen mittaristo ei vielä itsessään muuta johtamista, mutta se luo sille vahvemman perustan. Kun henkilöstöä koskevaa tietoa tuotetaan yhdenmukaisesti, sitä on helpompi tarkastella osana johtamisen kokonaisuutta eri tasoilla. Tämä vahvistaa edellytyksiä sille, että henkilöstötieto voi jatkossa tukea suunnittelua, seurantaa ja yhteistä keskustelua aiempaa systemaattisemmin.

Lakivelvoitteesta strategiseksi mahdollisuudeksi

Taustalla vaikuttavat myös lainsäädännön muutokset. Sote järjestämislain uudistus edellyttää yhtenäisempää henkilöstötiedon tuottamista. Samalla hanke kytkeytyy Hyvän työn ohjelman tavoitteisiin, joissa korostuvat tiedolla johtaminen ja henkilöstön riittävyyden turvaaminen. Sote- ja pelastusalalla henkilöstön riittävyys on muodostunut laajaksi ja rakenteelliseksi haasteeksi, jolla on valtakunnallisia vaikutuksia palvelujen saatavuuteen ja henkilöstön kuormitukseen. 

Siksi Hyvän työn ohjelmassa (2024–2027) tietopohjan ja ennakoinnin vahvistaminen on nostettu keskeiseksi toimenpiteeksi. Iman kattavaa, luotettavaa ja yhteismitallista henkilöstötietoa ei synny kokonaiskuvaa, jonka varaan päätöksenteko ja ohjaus voidaan rakentaa. Tätä työtä ei kannata nähdä vain velvoitteena. Kyse on strategisesta mahdollisuudesta vahvistaa henkilöstötiedon roolia johtamisen tukena ja rakentaa yhteistä perustaa tuleville kehitysaskelille. 

Samalla henkilöstöä koskeva tieto kytkeytyy tiiviimmin osaksi muuta hyvinvointialueiden vähimmäistietoa. Henkilöstöä ei tarkastella irrallisena HR ilmiönä, vaan yhdenvertaisena osana kokonaisuutta talouden ja toiminnan lukujen rinnalla. Tämä tukee kokonaisvaltaisempaa johtamista, jossa henkilöstövoimavarat nähdään olennaisena osana alueiden toimintakykyä ja kestävyyttä.

Katse eteenpäin

Hankkeen toinen puolisko vie meidät kohti käytäntöä: mittarien viimeistelyä sekä ensimmäisiä yhteisiä tietokokonaisuuksia ja vertailua. Tavoitteena on saada käyttöön yhteiset ja vertailukelpoiset henkilöstömittarit, jotka luovat pohjaa tiedon laajemmalle hyödyntämiselle.

Yhteinen henkilöstötieto ei ole itseisarvo. Se on keino rakentaa kestävämpää, läpinäkyvämpää ja yhdessä kehittävää sote alaa. Puolet matkasta on nyt takana – ja suunta on yhteisesti tunnistettu.