Gemensam lägesbild – När 23 aktörer inom social- och hälsovården förenhetligar sina personaluppgifter

Enhetliga personaluppgifter stärker grunden för kunskapsbaserad ledning inom social- och hälsovårdssektorn. När personalutvecklingen beskrivs med enhetliga indikatorer och definitioner, skapas en gemensam och tillförlitlig helhetsbild som kan analyseras både per välfärdsområde och nationellt.

För ett halvt år sedan inledde KT och Social- och hälsovårdsministeriet ett projekt för att förenhetliga personaluppgifterna inom social- och hälsovården samt skapa en gemensam grund för kunskapsbaserad ledning utifrån personaluppgifter. Nu har projektet nått halvvägs. Det är ett bra tillfälle att se vad vi redan har åstadkommit tillsammans – och varför det här första steget är så viktigt.

Gemensam observation: jämförbarhet uppstår inte av sig själv

Behovet av projektet uppstod inte ur tomma intet. Inom både välfärdsområdena och den nationella styrningen har man lagt märke till samma sak. Det finns mycket personaluppgifter, men uppgifterna har inte varit helt jämförbara. Välfärdsområdena har följt upp tillgången och omsättningen på personal samt personalens arbetsförmåga utifrån sina egna utgångspunkter. Inom den nationella styrningen har man samtidigt efterlyst en mer enhetlig helhetsbild.

Den gemensamma slutsatsen har varit tydlig. Jämförbarhet kan inte uppnås utan gemensamma lösningar. Det krävs gemensamma definitioner, avgränsningar och medvetet samarbete. Projektet ska svara på just det här behovet.

Halvtidsöversyn: gemensam riktning och avgränsad helhet

I projektets första skede har vi fokuserat på det väsentliga. I arbetet deltar alla 21 välfärdsområden samt Helsingfors stad och HUS – sammanlagt 23 aktörer. Arbetet har inte startat från noll. Många välfärdsområden gör redan i dag ett gott och välutvecklat arbete med kunskapsbaserad ledning utifrån personaluppgifter. Syftet med projektet är inte att ersätta välfärdsområdenas eget arbete, utan möjliggöra jämförelse och utveckling genom erfarenhetsutbyte utgående från en gemensam faktagrund.

Vi har medvetet avgränsat arbetet. I det här projektet fastställs indikatorer för sex viktiga personalrelaterade fenomen. Valet av indikatorerna har krävt mycket diskussion och gemensamt övervägande, men just därför har det varit viktigt. Målet är inte att mäta allt som går att mäta, utan att skapa tydliga och användbara indikatorer som tål riksomfattande granskning och stöder välfärdsområdenas egen ledning.

Under våren har detta krävt betydande insatser från välfärdsområdena. Sakkunniga har deltagit i workshoppar, arbetet med definitioner samt diskussioner inom en snäv tidsram. Vi har också haft ett omfattande samarbete med olika intressentgrupper för att säkerställa att lösningarna är både innehållsmässigt hållbara och genomförbara i praktiken. Det här gemensamma arbetet syns redan. Nu har vi en mycket tydligare uppfattning om vad som ska mätas samt varför och hur.

Ett gemensamt kunskapsunderlag möjliggör utveckling genom erfarenhetsutbyte

Kärnan i projektet är inte att utvärdera eller rangordna välfärdsområdena. Samlade personaluppgifter är ett verktyg för gemensamt lärande. När siffrorna baserar sig på samma definitioner kan de analyseras med tillförsikt och användas som underlag för diskussion, utveckling och beslutsfattande.

Ett gemensamt kunskapsunderlag synliggör vad man har lyckats med och var det finns utmaningar. Det gör det möjligt att ställa frågor som förutsätter jämförbar information:

• Var har personalomsättningen minskat och varför?
• Vad kan vi lära oss av varandra?
• Hur ser personalsituationen ut ur ett riksomfattande helhetsperspektiv?

Gemensamma indikatorer kommer inte i sig att förändra ledningen, men ger den en starkare grund. När uppgifter om personalen tas fram på ett enhetligt sätt är det lättare att analysera uppgifterna som en del av den övergripande ledningen på olika nivåer. Det stärker förutsättningarna för att personaluppgifter i fortsättningen ska kunna stödja planeringen, uppföljningen och den gemensamma diskussionen på ett mer systematiskt sätt.

Från lagstadgad skyldighet till strategisk möjlighet

En bidragande orsak till att projektet inleddes är ändringar i lagstiftningen. Revideringen av lagen om ordnande av social- och hälsovård ställer krav på en mer enhetlig produktion av personaluppgifter. Samtidigt knyter projektet an till målen i programmet för ett gott arbete, som betonar kunskapsbaserad ledning och säkerställande av tillgången till personal. Inom social- och hälsovårdssektorn och räddningsväsendet har tillgången till personal blivit en omfattande och strukturell utmaning som har riksomfattande konsekvenser för tillgången till tjänster och belastningen på personalen. 

Därför har åtgärder för att stärka kunskapsunderlaget och planeringen betonats i programmet för ett gott arbete (2024–2027). Utan heltäckande, tillförlitliga och jämförbara personaluppgifter går det inte att skapa en helhetsbild som behövs som grund för beslutsfattande och styrning. Det här arbetet bör inte enbart ses som en skyldighet. Det handlar om en strategisk möjlighet att stärka personaluppgifternas roll som stöd för ledningen och att skapa en gemensam grund för kommande utvecklingssteg. 

Samtidigt integreras personaluppgifterna närmare i den övriga information som välfärdsområdena ska producera. Personalen betraktas inte som ett separat HR-fenomen, utan som en likvärdig del av helheten tillsammans med siffror som beskriver ekonomin och verksamheten. Detta stöder ett mer övergripande ledarskap där personalresurserna ses som en väsentlig del av välfärdsområdenas funktionsförmåga och hållbarhet.

Med blicken framåt

Under den andra delen av projektet närmar vi oss den praktiska tillämpningen: vi färdigställer indikatorerna samt sammanställer och jämför de första gemensamma informationshelheterna. Målet är att införa gemensamma och jämförbara personalindikatorer som skapar en grund för en mer omfattande användning av uppgifterna.

Gemensamma personaluppgifter är inget självändamål. Det är ett sätt att skapa en mer hållbar, transparent och samutvecklande social- och hälsovårdssektor. Vi har nått halvvägs på vår resa – och vi har en gemensam uppfattning om riktningen.