Lokalt införande av nivålönesystemet i VÄLKA

I detta cirkulär redogörs för tidsplanen för införandet av det nya nivålönesystemet och hur det lokala förberedelsearbetet och samarbetet ska organiseras.

Nivålönesystemet i VÄLKA (utan bilaga 7) har behandlats i KT:s cirkulär 5/2026.

Nivålönesystemet ska införas tidigast 1.10.2026 och senast 1.1.2027. 

I senare cirkulär kommer vi att informera om hur de lokala potterna och den centraliserade potten enligt VÄLKA 2025–2028 beräknas, används och fördelas samt hur lönerna omvandlas.
 

1. Införande av nivålönesystemet

Åtgärderna för att införa nivålönesystemet inleds genast. 

Den lokala lönearbetsgruppen behandlar införandet av systemet och frågor i anknytning till detta. Se nedan punkt 4 Lokal lönearbetsgrupp och samarbete med personalens representanter. 

Det nya nivålönesystemet ska börja tillämpas tidigast 1.10.2026 och senast 1.1.2027. När systemet införs ska befattningarna vara placerade i rätt lönegrupp och på rätt nivå av kunnande och ansvar. Den ordinarie lönen för en tjänsteinnehavare eller arbetstagare kan inte sjunka på grund av övergången till nivålönesystemet.
 

2. Uppgiftsbeskrivningar i nivålönesystemet

För befattningarna utarbetas en uppgiftsbeskrivning. Uppgiftsbeskrivningen anger de viktigaste uppgiftshelheterna, den utbildning som krävs och eventuell tilläggsutbildning.

När nivålönesystemet införs kan man utnyttja befintliga uppgiftsbeskrivningar och vid behov uppdatera dem så att de motsvarar nivålönesystemet. Om uppgiftsbeskrivningar saknas, ska sådana utarbetas så att de kan användas i samband med att nivålönesystemet införs. I cirkulärbilaga 7 finns en mall för uppgiftsbeskrivning som arbetsgivaren kan använda för att utarbeta ett formulär som lämpar sig för den egna organisationen.

Separata uppgiftsbeskrivningar behöver inte utarbetas för anställda som till väsentliga delar utför samma slags uppgifter. Om flera anställda utför samma slags uppgifter kan man utarbeta gruppvisa uppgiftsbeskrivningar och komplettera dem vid behov. De gruppvisa uppgiftsbeskrivningarna gås igenom med yrkesgruppens fackombud.

Om befattningarna i en lönegrupp är få till antalet eller tillräckligt likartade och den lokala nivåbeskrivningen är tillräckligt specificerad, behöver man inte nödvändigtvis utarbeta en separat uppgiftsbeskrivning.

Uppgiftsbeskrivningar behövs särskilt för befattningar som står utanför lönegrupperna och när det har gjorts ändringar i uppgifterna som är större än ringa.

Arbetsgivaren utarbetar uppgiftsbeskrivningen och går därefter igenom den med den anställda. De gruppvisa uppgiftsbeskrivningarna gås igenom med yrkesgruppens fackombud. I det här skedet är det fortfarande möjligt att precisera eller korrigera uppgiftsbeskrivningen. Därefter fastställer arbetsgivaren uppgiftsbeskrivningen. Uppgiftsbeskrivningarna ska dokumenteras och arkiveras. Uppgiftsbeskrivningen ska vara tillgänglig för den anställda, till exempel i ett elektroniskt system, eller ges till den anställda i pappersform.

Uppgiftsbeskrivningen utgör inte en del av arbetsavtalet och arbetsgivaren kan således vid behov uppdatera den. Uppgiftsbeskrivningarna ska hållas uppdaterade och det är skäl att regelbundet granska dem till exempel som en del av utvecklingssamtalen. Om uppgiftshelheterna ändras eller har förändrats med tiden, ska uppgiftsbeskrivningen uppdateras så att den motsvarar den nya situationen.

Om uppgifterna ändras för en viss tid kan de befintliga uppgiftsbeskrivningarna användas. Om ändringen till innehållet är sådan att det inte finns färdiga uppgiftsbeskrivningar och ändringen gäller en längre tidsperiod, finns det skäl att utarbeta en uppgiftsbeskrivning för en viss tid. 

En mall för uppgiftsbeskrivning finns i bilaga 7 till cirkulär 5/2026.

3. Lokal nivåbeskrivning

Av den lokala nivåbeskrivningen framgår hur och enligt vilka kriterier befattningarna i en lönegrupp har placerats på olika nivåer av kunnande och ansvar. I den lokala nivåbeskrivningen beaktas nivåkriterierna i VÄLKA och eventuella lokala nivåkriterier. 

Nivåbeskrivningen är ett obligatoriskt dokument om hur nivåkriterierna i VÄLKA och eventuella lokala nivåkriterier ska tillämpas när befattningar placeras på nivåerna B, C eller D. På nivå A uppfylls inget av nivåkriterierna i VÄLKA eller något eventuellt lokalt nivåkriterium. Nivåkriterierna i VÄLKA kan beskrivas närmare i en lokal nivåbeskrivning. Det kan behövas särskilt när man ska skilja mellan uppgifter på nivå B respektive C och D. Om nivåer högre än D tillämpas lokalt, ska nivåbeskrivningen också ange hur nivåkriterierna tillämpas vid placering av befattningar på dessa högre nivåer. I den lokala nivåbeskrivningen är det bra att skriva in nivåkriterierna i VÄLKA och eventuella lokala nivåkriterier samt de omständigheter som gör att något av nivåkriterierna uppfylls. Av nivåbeskrivningen ska också framgå på vilken nivå av kunnande och ansvar befattningarna ska placeras.

Den lokala nivåbeskrivningen ska ses över regelbundet och uppdateras om den inte motsvarar den nivå av kunnande och ansvar som uppgifterna kräver/förutsätter. 

Arbetsgivarens representanter förhandlar om de lokala nivåbeskrivningarna med huvudavtalsorganisationernas representanter. De lokala nivåbeskrivningarna behandlas i den lokala lönearbetsgruppen som verkar till slutet av avtalsperioden 2025–2028. Efter förhandlingarna beslutar arbetsgivaren om de lokala nivåbeskrivningarna.

I bilaga 8 till cirkulär 5/2026 finns en mall för en lokal nivåbeskrivning som arbetsgivaren kan använda för att utarbeta en lokal nivåbeskrivning som lämpar sig för den egna organisationen.

4. Lokal lönearbetsgrupp och samarbete med personalens representanter

Om det inte finns någon lokal lönearbetsgrupp, ska en sådan inrättas utan dröjsmål. Den lokala lönearbetsgruppens mandat sträcker sig till slutet av avtalsperioden 2025–2028. Den lokala lönearbetsgruppen följer hur införandet av nivålönesystemet framskrider. Fortsättningen för lönearbetsgruppen granskas nationellt i slutet av avtalsperioden. 

Huvudavtalsorganisationerna utser egna fackombud till den lokala lönearbetsgruppen. Gruppens sammansättning kan ändras vid behov och medlemmarna kan bytas ut om det behövs annan slags sakkunskap.

Lönearbetsgruppen bereder de lokala nivåbeskrivningarna och förhandlar om införande av fler nivåer, lokala nivåtillägg och deras belopp. I de lokala nivåbeskrivningarna beaktas nivåkriterierna i VÄLKA, eventuella lokala nivåkriterier samt lokala tillämpningsanvisningar för kunnande och ansvar. 

I den lokala lönearbetsgruppen behandlar man gemensamt tillämpningsfrågor och tillämpningsproblem, utreder olika lösningsalternativ och strävar efter att nå samförstånd om en lösning. Om samförstånd inte nås, skrivs ett gemensamt PM där parternas ståndpunkter med motiveringar framgår. PM:et är inte ett sådant protokoll över lokala förhandlingar som avses i huvudavtalet.
 
Eventuella meningsskiljaktigheter som gäller tolkningen och tillämpningen av de förpliktande bestämmelserna i VÄLKA avgörs i sista hand enligt huvudavtalet (bland annat lokala förhandlingar enligt huvudavtalet).

För att ett fungerande nivålönesystem ska kunna införas lokalt behöver HR och arbetsgivarens representanter resurser för beredningsarbetet. Arbetsinsatser behövs också av personalens representanter. Enligt rekommendationen om fackombudens tidsanvändning i VÄLKA kap. VII § 8 mom. 4 kan huvudfackombudet vid behov dessutom beviljas tillfällig arbetsbefrielse av sådana särskilda skäl som kräver mycket tid av huvudfackombudet och som inte redan har beaktats i den regelbundna arbetsbefrielsen. Det lokala införandet av nivålönesystemet bör ses som ett sådant särskilt skäl.

För att nivålönesystemet ska vara transparent och tillförlitligt har fackombudet rätt att få se uppgiftsbeskrivningarna/de lokala beskrivningarna av nivåerna av kunnande och ansvar och vilka befattningar som placerats på de olika nivåerna. Det är viktigt att de anställda även på ett bredare plan är insatta i nivålönesystemet och hur det tillämpas lokalt. Bland annat ska de lokala nivåbeskrivningarna och de lokala tillämpningsanvisningarna finnas tillgängliga för personalen till exempel i arbetsgivarens interna informationskanaler.

Efter införandet granskas årligen tillsammans med personalens representanter hur systemet fungerar överlag. Befattningarnas placering på nivåerna av kunnande och ansvar granskas per lönegrupp minst en gång per fyra år eller oftare, om någon part på lokal nivå begär det. Om det uppdagas att systemet inte beaktar förändringar i kunnande och ansvar vid uppgiftsändringar (se VÄLKA kap. II § 11), kan ärendet också i första hand behandlas mellan arbetsgivaren och fackombudet som representerar den anställda i fråga. I sista hand är det arbetsgivaren som ansvarar för besluten om och riktlinjerna för lönesystemet.

5. Samordningsskedet

Införandet av nivålönesystemet skapar ett behov av lönesamordning. Lönerna ska samordnas med tillämpning av lönegrupper och nivåer enligt det nya nivålönesystemet inom en övergångsperiod som varierar beroende på arbetsgivare. 

En plan ska göras upp över hur samordningen av de lokala nivålönerna ska genomföras och planen ska vid behov uppdateras. 

Den lönesamordning som beror direkt på reformen av lönesystemet ska genomföras inom rimlig tid.

Efter att lönerna samordnats ska alla anställda på respektive nivå A, B, C och D i samma lönegrupp ha samma nivålön. 

KOMMUN- OCH VÄLFÄRDSOMRÅDESARBETSGIVARNA KT 

Verkställande direktör Henrika Nybondas-Kangas

Förhandlingsdirektör Anne Kiiski