Vems personuppgifter och anställningsuppgifter samlas in och varför?

Den jämförelse av villkoren som görs före överlåtelsen av rörelsen är av största vikt för att förändringen ska lyckas hos både den organisation som överlåter och den som tar emot personal.

Överlämnandet av uppgifter baserar sig på lagen

Överlämnandet av uppgifter baserar sig på införandelagen (616/2021). Uppgifterna får användas i enlighet med lagstiftningen om dataskydd. 

Ett välfärdsområdes myndigheter har oberoende av bestämmelserna om sekretess rätt att få de uppgifter som är nödvändiga för det beredningsarbete med vilket välfärdsområdets verksamhet och förvaltning inleds. Rätten gäller uppgifter som fås från kommunerna i välfärdsområdet, samarbetsområdena för primärvård och socialvård, sjukvårdsdistrikten, specialomsorgsdistrikten och räddningsväsendet i regionen.

Kommunerna och samkommunerna ska oberoende av bestämmelserna om sekretess till välfärdsområdet överlämna de nödvändiga uppgifterna om den personal som avses i 18 § och som övergår till välfärdsområdet.

I 13 § i införandelagen och motiveringen till den bestäms att uppgifterna ska överlämnas i elektronisk form.

Välfärdsområdena ska också få uppgifterna ”i tillräckligt god tid”. I motiveringen till lagen hänvisas till tidigare motsvarande överföringar som gjorts i mycket mindre och enklare skala. I dessa fall har en tillräcklig tid ansetts vara minst nio månader innan uppgifterna börjar användas i produktionen.

Enligt 26 § i införandelagen ska kommunen dock senast 28.2.2022 till välfärdsområdet lämna in en uppskattning om antalet anställda som överförs, lönekostnaderna och semesterlöneskulden.

Uppgifterna om personalen behövs i beredningsarbetet

Uppgifter samlas in om bland annat kommun/samkommun, sektor, avdelning/enhet, arbetsort, namn, födelsetid, tjänstebeteckning, arbetstid och lön.

KT rekommenderar att välfärdsområdena samt kommunerna och samkommunerna samarbetar med att samla in uppgifter om anställningsförhållandena i tillräckligt stor omfattning för att tillgodose behovet av avtalsjämförelser och HR-ledning.

Heltäckande uppgifter om den personal som överförs är en väsentlig del av personalplaneringen och beredskapen för rekryteringar i välfärdsområdena.

Skyldigheten att överlämna uppgifter enligt införandelagen gäller den personal som övergår till välfärdsområdena 31.12.2022. Det är dock befogat att de organisationer som överlåter personal informerar välfärdsområdena också om de befattningar som eventuellt är obesatta vid tidpunkten i fråga.

Samarbetsförfarande om överlämnandet av uppgifter

I de organisationer som överlämnar uppgifter pågår samarbetsförfaranden enligt samarbetslagen i praktiken under hösten 2021. Till en början behandlas i samarbetsförfarandet överlämnande av sådana uppgifter om personer och anställningsförhållanden som används i välfärdsområdenas beredningsarbete.  

Överlämnandet av uppgifter om personer och anställningsförhållanden specificerar de personer som överförs till välfärdsområdet. De preliminära uppgifterna om den personal som överförs ska därför behandlas inom samarbetsförfarandet. De egentliga samarbetsförhandlingarna som gäller överlåtelse av rörelse förs dock först år 2022.  

Enligt lagen är det tillräckligt att behandla överlämnandet i ett representativt samarbetsförfarande.

Utöver det representativa samarbetsförfarande som avses i lagen, hör det till god personalpolitik att den personal som berörs av överlämnandet av uppgifterna har informerats om saken både på arbetsenhets- och individnivå. Dessutom är regelbundna personalforum med företrädare för arbetsgivarna och arbetstagarorganisationerna i välfärdsområdet viktiga med tanke på informationsutbytet och diskussionen.

Samarbetsförfarandet och informationen ska skötas innan uppgifterna kan överlämnas för beredningsarbetet.

Allmän jämförelse av personalvillkor vid överlåtelse av rörelse

Vid en överlåtelse av rörelse lönar det sig för såväl överlåtaren som mottagaren att i god tid jämföra personalvillkoren.

Överlåtaren har anledning att innan överlåtelseprocessen inleds göra en egen jämförelse av personalvillkoren, eftersom det då blir lättare att:

• noggrannare fastställa de funktioner som är föremål för överlåtelsen
• utreda om det behövs eventuella förberedelser såsom interna arrangemang inom kommunen eller kommunkoncernen eller andra interna förändringar innan överlåtelseprocessen inleds.

Mottagaren har som mål att genom villkorsjämförelsen få så mycket information som möjligt i ett så tidigt skede som möjligt.
 
Mottagaren behöver information:

• om den verksamhet som överlåts, så att mottagaren kan integrera den i sin övriga verksamhet 
• om personalrisker som hänför sig till den verksamhet som överlåts, så att mottagaren kan förbereda sig på dem
• om den personal som överförs, så att mottagaren kan förbereda sig på mottagandet av den och en eventuell harmonisering av personalförmånerna.

När personuppgifter överlämnas ska de begränsningar som gäller iakttas.

Personalfrågorna utgör en del av överlåtelsen av rörelse

Det är särskilt viktigt att jämföra personalvillkoren när ett stort antal anställda överförs.

Syftet med en villkorsjämförelse angående personalfrågor är att fastställa vilken personal som överförs och att utreda

• personalförmånerna
• ansvar som hänför sig till personalen
• personalens nuvarande anställningar och uppgifter om dem
• tidigare och aktuella tvister och rättegångar som hänför sig till anställningsförhållandena för den personal som överförs
• övriga väsentliga uppgifter om personalen.

Beträffande befintliga anställningar är det viktigt att i villkorsjämförelsen utreda

• personalstyrkan (aktiv och icke-aktiv)
• personalstrukturen (åldersstruktur, könsfördelning, anställningarnas natur och längd, uppgiftsstruktur, yrkesbeteckningar mm.)
• personalfördelningen enligt verksamhetsställe
• organisationsstrukturen  
  • organisationsscheman m.m.
• kollektivavtal och övriga lokala avtal som tillämpas  
  • eventuella direktörsavtal
  • mallar för arbetsavtal
• löner och övriga förmåner  
  • lönesystemen enligt avtalsområde
  • övriga personalförmåner (personalmåltider, telefonförmån, bostadsförmån, företagshälsovård, fritidsaktiviteter osv.)
• pensionsförmåner 
  • lagstadgade pensionsförmåner och andra uppgifter som gäller pensionering
• sjukfrånvaro  
  • sjukfrånvaro, olycksfall i arbetet, yrkessjukdomar m.m.
  • invalidpensioner
• arbets- och tjänstledigheter med och utan lön 
• familjeledigheter, studieledigheter, alterneringsledigheter mm.
• arbetstiden
• arbetstidsformer, arbetstidsarrangemang, arbetstidsbokföring, övertidsersättningar m.m.
• semestrar  
  • semesterbokföring, praxis vid betalning av semesterpenning, mängden sparad ledighet mm.

I fråga om tidigare anställningsförhållanden utreds

• uppsägningssituationer  
  • uppsägningsgrunder (produktionsrelaterade och personrelaterade grunder)
  • uppsagda arbetstagare vars anställningar ännu inte har upphört  
    • omvärdering av uppsägningsgrunderna, omplacerings- och utbildningsskyldighet
• uppsagda arbetstagare vars anställningar har upphört 
  • beaktande av arbetsgivarens återanställningsskyldighet
• övriga situationer   
  • anhängiga tvister och rättegångar mm.  
    • beaktande av frist för väckande av talan och eventuell ersättningsrisk
  • anlitande av utomstående arbetskraft  
    • underentreprenad
    • hyrt arbete