Työterveyshuollon sopimukset hyvinvointialueilla

Muistio 14.11.2022: Työterveyshuollon järjestämiseen liittyvät tietoaineistot

Yleistä

Sairaanhoitopiirit, sote-kuntayhtymät, erityishuoltopiirien kuntayhtymät, kunnat ja pelastuslaitokset siirtävät tietoaineistoja hyvinvointialueiden käyttöön. Siirrettäviin tietoaineistoihin kuuluu myös henkilöstöhallintoon liittyviä tietoja, joita hyvinvointialueet tulevat toiminnassaan tarvitsemaan. Tämä muistio on koonti pohdittavista asioista työterveyshuollon osalta.

Tietoaineistojen siirron kokonaisuutta suunnittelee ja ohjeistaa mm. THL (Tietoaineistojen siirto). THL on laatinut hyvinvointialueiden tietoaineistojen siirto-ohjeen.

• Tietoaineistojen siirrosta Terveyden ja hyvinvoinnin laitkosen (THL) nettisivuilla >
   
• Hyvinvointialueiden tietoaineistojen siirto-ohjeet THL:n nettisivuilla >

Siirto-ohjeen tavoitteena on, että tietoaineistojen siirto hyvinvointialueille tapahtuu hallitusti ja mahdollisimman yhdenmukaisin periaattein (s. 6). Siirto-ohje koskee julkisuuslaissa (621/1999, 5 §) määriteltyjä viranomaisen asiakirjoja. Ohjeen mukaan erilaisten sisäisten muistiinpanojen, luonnosten, sisäistä koulutusta tai tiedonhakua varten hankittujen asiakirjojen siirtämisestä on sovittava erikseen. (s. 9).

Yleisesti tietojen luovuttaminen perustuu voimaanpanolakiin (616/2021). Lain 13 §:ssä säädetään hyvinvointialueen viranomaisen oikeudesta saada hyvinvointialueen toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelun edellyttämät välttämättömät tiedot salassapitosäännösten estämättä. Näihin tietoihin kuuluu myös tiedot lain 18 §:ssä tarkoitetusta henkilöstöstä, joka siirtyy hyvinvointialueen palvelukseen (13 § 2 mom. 1 kohta).

• Laki sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021) Finlexissä >

KT on jo aiemmin ohjeistanut henkilö- ja palvelussuhdetietojen keräämisestä. Henkilöstön ehtovertailussa on ollut tärkeää selvittää mm. sairauspoissaolot, työtapaturmat, työkyvyttömyyseläkkeet jne. Voimaanpanolain mukaan kunnan ja kuntayhtymän on luovutettava tiedot hyvinvointialueelle sähköisessä muodossa ja hyvinvointialueen on sovittava kunnan ja kuntayhtymän kanssa luovutuksen tarkemmasta toteutuksesta (13 § 3 mom.).

• Tietoa henkilöstö- ja palvelussuhdetietojen luovutuksesta ja ehtovertailusta KT:n nettisivuilla >

Siirto-ohjeessa (s. 9) muistutetaan, että on tärkeää, että tietoaineistojen siirron osalta tehdään tarkempi suunnitelma. On myös tärkeää, että hyvinvointialue sekä tietoja siirtävä organisaatio ovat yhdessä tunnistaneet omalla alueellaan toiminnan jatkumisen kannalta merkitykselliset tietoaineistot, jotka täytyy uudistuksen yhteydessä siirtää hyvinvointialueelle. Siirto-ohjeen sivulta 11 eteenpäin saa tietoa tietoaineiston siirtämisen suunnitteluun ja valmistautumiseen. Ohjeessa muistutetaan (s. 12), että hyvinvointialueen ja aineistoja luovuttavan organisaation on tehtävä tiivistä yhteistyötä ja sovittava toimintatavoista, aikatauluista sekä kustannusten ja vastuiden jakautumisesta. Aikataulun ollessa tiukka, on sovittava yhteistyöstä aineistojen järjestämisessä ja siirtämisessä myös tulevina vuosina. On tärkeää tehdä priorisointia tietoaineistojen siirron osalta ja priorisoida ne tehtävät, joilla varmistetaan toiminnan jatkuvuus vuoden 2023 alussa (s. 12).

Tietoaineistot – työterveyshuollon järjestäminen

Työterveyshuollon tietoaineistojen osalta on huomioitava, että hyvinvointialueet ovat erilaisissa tilanteissa työterveyshuollon järjestämisen ja mahdollisesti siirtyvien työterveyshuollon sopimusten osalta.

KT on aiemmin ohjeistanut yhteistyössä sosiaali- ja terveysministeriön ja Kuntaliiton kanssa pääkohdista työterveyshuollon sopimuksiin ja niiden siirtymiseen liittyen. Olennaista on hahmottaa, minkälaisesta kokonaisuudesta on kysymys ja peilata tätä siihen, miten työterveyshuolto on ajateltu järjestää siirtymävaiheessa ja tulevaisuudessa. (13.5.2022 tehty muistio löytyy tämän muistion alta).

On hyvä muistaa, että työnantajalla on työterveyshuoltolain (1383/2001) 25 §:ään perustuva velvollisuus pitää työterveyshuollon järjestämistä koskeva sopimus tai työnantajan laatima kuvaus itse järjestämästään työterveyshuollosta sekä työpaikkaselvitys työntekijöiden nähtävinä työpaikalla. Työterveyshuollon järjestämiseen liittyvistä tietoaineistoista on hyvä huomioida organisaatiokohtaiset tiedot, kuten

• sopimukset työterveyshuoltopalveluiden järjestämisestä
• työpaikkaselvitysten raportit
• työterveyshuollon toimintasuunnitelmat (on myös voinut olla osa työsuojelun toimintaohjelmaa tai muuta työnantajan laatimaa kehittämisohjelmaa tai -suunnitelmaa)
• terveystarkastusten yhteenvedot ja aikataulut
• mahdollisesti muut työterveysyhteistyöhön liittyvät yhteenvedot yms.

Keva on laatinut tarkistuslistan työterveyshuoltopalveluiden järjestämisestä hyvinvointialueelle. Tarkistuslistassa kuvataan, mitä työterveyshuoltosopimuksista tulisi huomioida. Lista kuvaa hyvin myös sitä, minkälaista tietoa hyvinvointialueella mahdollisesti tarvitaan tilannekuvan luomiseksi henkilöstön työkykyisyydestä ja työterveyshuoltoon liittyvistä tarpeista. Keva on myös laatinut ohjeet osatyökykyisten tukemiseksi ja työkykyprosessien selkeyttämiseksi soteuudistuksessa (kohta ”Johda henkilöstösi työkykyä muutoksessa”).

• Työterveyshuoltopalveluiden järjestäminen hyvinvointialueelle Kevan nettisivuilla (pdf) >

On huomattava, että työterveyshuollossa syntyvät potilasasiakirjat muodostavat henkilörekisterin, jonka pitämisestä on vastuussa potilasrekisterin rekisterinpitäjä eli työterveyshuolto. Työterveyshuolto on työnantajasta erillinen rekisterinpitäjä. Tämä tilanne on paitsi silloin, kun työterveyshuolto hankitaan palveluna ulkopuoliselta palveluntuottajalta myös silloin, kun työterveyshuolto toteutetaan työnantajan omana toimintana. (Lehtonen, 2019, Henkilötietojen käsittely työelämässä.) Potilaslain (785/1992) 13 §:n mukaan potilasasiakirjat ovat salassapidettäviä. Työterveyshuoltolain (1383/2001) 4 luku säätelee tietojen käsittelyä työterveyshuollossa. Lain 18 §:ssä säädetään, että salassa pidet-täväksi säädettyjä tietoja ei saa ilmaista, jollei se, jonka hyväksi salassapitovelvollisuus on säädetty, anna siihen suostumustaan. Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) säädetään työnantajan oikeudesta käsitellä työntekijän henkilötietoja. Pääsäännön mukaisesti työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia työntekijän henkilötietoja, eikä tästä voida poiketa edes työntekijän suostumuksella. Lain 5 §:ssä säädetään terveydentilaa koskevien tietojen käsittelystä.

On tärkeää kartoittaa ja suunnitella työterveyshuollon järjestämiseen liittyvien tietoaineistojen siirtyminen hyvinvointialueelle. Suunnittelussa on hyvä huomioida työnantajan lakisääteinen velvollisuus tiettyjen tietojen nähtävänä pitoon. THL:n siirto-ohjeessa (s. 49) mainitaan työterveyshuoltoon liittyvien asiakirjojen osalta, että hyvinvointialueen toiminnassaan tarvitsemat tietoaineistot siirretään tarvittaessa kopioina. Kokonaisuus vaatiikin tiivistä yhteistyötä osapuolten kesken.

Mikäli palveluntuottaja vaihtuu, tulee kyseeseen myös tiedon siirto vanhan ja uuden palveluntuottajan välillä. Prosessi tulee suunnitella huolella ja tarkistaa mahdolliset työterveyshuollon sopimuskirjaukset työterveyshuollon kumppanin vaihtumiseen liittyen. Tällöin tulee huomioida myös salassapitosäännökset ja sitä kautta nimenomainen suostumus tietojen siirtoon.

Muistio 13.5.2022: Työterveyshuollon järjestäminen työterveyshuoltolain (1383/2001) mukaisesti hyvinvointialueen omalle henkilöstölle

Muistio käsittelee ensisijaisesti hyvinvointialueen työterveyshuoltolain (1383/2001) 4 §:n mukaista velvoitetta järjestää työterveyshuolto omalle henkilöstölleen.

1. Henkilöstö siirtyy liikkeenluovutuksen periaatteiden mukaisesti hyvinvointialueen palvelukseen 1.1.2023.
   • Laki sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta 18 § (jäljempänä voimaanpanolaki).
   • Liikkeen luovutuksen yhteydessä henkilöstö siirtyy luovutuksensaajan (hyvinvointialue) palvelukseen ja heidän palvelussuhteensa ehdot pysyvät samoina työnantajan vaihtumisesta huolimatta.
   • Työterveyshuolto ei ole palvelussuhteen ehto.
2. Hyvinvointialueen tulee huolehtia työterveyshuollon järjestämisestä omalle henkilöstölleen nyt ja 1.1.2023.
3. Ensivaiheessa hyvinvointialueella on ratkaistava työterveyshuollon järjestämisen tapa ja  työterveyshuollon laajuus (lakisääteinen työterveyshuoltolain 12 §, muut työterveyshuollon palvelut työterveyshuoltolain 14§).
4. Materiaali hyvinvointialueen velvoitteista työterveyshuollon järjestämisessä.
   • Valtioneuvoston materiaali 9.3.2022: Hyvinvointialueen velvoitteet työterveyshuollon järjestämisessä Soteuudistus.fi sivuilla (PDF) >
5. Järjestäessään työterveyshuoltoa omalle henkilöstölleen, hyvinvointialueen on selvitettävä sille voimaanpanolain mukaisesti siirtyvät työterveyshuollon sopimukset ja niistä aiheutuvat velvoitteet:
   • Voimaanpanolain 20 §:n mukaisesti sairaanhoitopiirien ja erityishuoltopiirien omalle henkilöstölleen työterveyshuoltolain nojalla järjestämän työterveyshuollon sopimukset siirtyvät hyvinvointialueille.
   • Voimaanpanolain 25 § kuntaa sitovien sopimusten ja vastuiden siirtymisestä hyvinvointialueelle ei koske kunnan omalle henkilöstölleen työterveyshuoltolain nojalla järjestämän työterveyshuollon sopimuksia, vaan sopimukset jäävät kuntien vastuulle, elleivät kunta ja hyvinvointialue toisin sovi.
   • Voimaanpanolain 23 § 3 momentin mukaan hyvinvointialueelle ei siirry kunnan omistamat osakkeet, jotka kunta omistaa työterveyshuoltolaissa säädettyjen velvoitteidensa täyttämiseksi, elleivät kunta ja hyvinvointialue toisin sovi.
6. Koska työterveyshuolto ei ole palvelussuhteen ehto (kohta 1), ei kohdan 5 mukaisesti siirtyvää sopimusta tai sen ehtoja lähtökohtaisesti sellaisenaan sovelleta siirtyvään henkilöstöön tai sen osaan, vaan henkilöstö siirtyy hyvinvointialueen järjestämän työterveyshuollon piiriin 1.1.2023 (huomaa kuitenkin kohta 9).
7. Hyvinvointialueen tulee huomioida työterveyshuollon palveluja tarjotessaan tasapuolisen kohtelun vaatimus (työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 2 § ja kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annetun lain (304/2003) 3 luvun 12 §).
8. Hyvinvointialueen tulee toteuttaa työterveyshuoltopalvelut hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisesti ja huolehtia, että työterveyshuoltosopimus, työpaikkaselvitys sekä työterveyshuollon toimintasuunnitelma ovat ajan tasalla (työterveyshuoltolaki 4, 6, 7, 8, 12, 14 §).
9. Hyvinvointialue vastaa kohdan 5 mukaisesti hyvinvointialueelle siirtyvistä sopimusvelvoitteista ja niiden osalta hyvinvointialueen täytyy aloittaa sopimusneuvottelut. Siirtyvien sopimusten osalta tulee ensisijaisesti noudattaa sopimusehtoja ja muutokset sopimukseen (irtisanominen, saattaminen koskemaan koko hyvinvointialuetta tms.) ovat mahdollisia sopimuksen ehtojen mukaisesti. Lisäksi tulee huomioida laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) (jäljempänä hankintalaki).
   • Huomioitava mm. hankintalain suorahankinta lisätilauksissa (41 §), hankintasopimuksen muuttaminen (136 §), sekä kynnysarvot (25 §).
   • Vastauksia hankinnoista Soteuudistus.fi-sivuilla
     • ”Miten hankinnat voisi vaiheistaa?”
     • ”Miten voimassa olevia sopimuksia voidaan muuttaa?”
     • ”Miten voimassa olevia sopimuksia voidaan hyödyntää hyvinvointialueella?”
   • Kunnat ja alueet voivat olla yhteydessä Kuntaliiton palvelusähköpostiin hankinnat@kuntaliitto.fi yksittäisissä kunta-/aluekohtaisissa hankintaan liittyvissä kysymyksissä.
   • Kuntaliiton sivustolla voi tehdä sote-muutostuen palvelupyynnön.
10. Myös kunnissa on tärkeää huolehtia omalle henkilöstölle järjestettävän työterveyshuollon tilanteen päivittämisestä, kun osa henkilöstöstä siirtyy hyvinvointialueille.
    • Sote-palvelujen siirtyminen hyvinvointialueille edellyttää kuntien oman henkilöstön työterveyshuollon sopimusehtojen tarkistamista, sopimuksen päivittämistä ja toimintasuunnitelman saattamista ajan tasalle.

Muualla verkossa

• Työterveyshuoltolaki (21.12.2001/1383) Finlex.fi-palvelussa >
• Laki sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021) Finlex.fi-palvelussa >
• Työsopimuslaki (26.1.2001/55) Finlex.fi-palvelussa >
• Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (11.4.2003/304) Finlex.fi-palvelussa >
• Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 Finlex.fi-palvelussa >
• Kysymyksiä ja vastauksia hankinnoista Soteuudistus.fi-sivuilla >
• Sote-muutostuen palvelupyynnön tekeminen Kuntaliiton sivuilla >

Työterveyshuollon järjestäminen terveydenhuoltolain (1326/2010) 18 §:n mukaisesti alueen yrityksille

1. Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisvastuun siirtyessä hyvinvointialueille 1.1.2023, siirtyy hyvinvointialueelle myös terveydenhuoltolain (1326/2010) 18 §:n mukainen vastuu työterveyshuollon järjestämisestä alueen yrityksille, yrittäjille ja muille omaa työtä tekeville.
2. Hyvinvointialueelle siirtyvät myös tähän vastuuseen liittyvät sitoumukset voimaanpanolain 25 §:n mukaisesti, elleivät hyvinvointialue ja kunta toisin sovi.
   • Hyvinvointialueille siirtyvät esimerkiksi sellaisten yhtiöiden osakkeet, jotka kunta omistaa terveydenhuoltolain 18 § mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.
3. Hyvinvointialueiden tulee selvittää myös mahdolliset yhtiöjärjestelytarpeet (esimerkiksi kuntien omistama yhtiö tuottaa sekä työterveyshuoltolain että terveydenhuoltolain mukaista palvelua / kunta/kunnat omistavat emoyhtiön, joka omistaa em. tavoilla palvelua tuottavat yhtiöt).
4. Hyvinvointialueen tulee myös pohtia, miten se järjestää lakisääteisen velvoitteen ja turvaa riittävän terveydenhuoltolain 18 §:n mukaisen oman tuotannon ja osoittaa järjestäjän riittävän työterveyshuollon lakisääteisen osaamisen.

Muualla verkossa

• Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Finlex.fi-palvelussa >

Tutustu myös Kevan kokoamaan tarkistuslistaan, jonka tarkoitus on tukea hyvinvointialueiden työterveyshuoltopalveluiden järjestämistä.

• Työterveyshuoltopalveluiden järjestäminen hyvinvointialueelle, tarkistuslista (PDF) Kevan sivuilla >