Kenen henkilö- ja palvelussuhdetietoja kerätään ja miksi?

Ennen liikkeen luovutusta tehtävä ehtovertailu on ensisijaisen tärkeää muutoksen onnistumisen kannalta sekä henkilöstöä luovuttavalle että luovutuksen saajan organisaatiolle.

Tietojen luovuttaminen perustuu lakiin

Tietojen luovuttaminen perustuu voimaanpanolakiin (616/2021), ja tietojen käyttämisessä noudatetaan tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. 

Hyvinvointialueen viranomaisilla on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada sellaiset välttämättömät tiedot, joita se tarvitsee toimintansa ja hallintonsa valmistelun käynnistämiseen. Tämä koskee hyvinvointialueen kunnilta, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon yhteistoiminta-alueilta, sairaanhoitopiireiltä, erityishuoltopiireiltä ja alueen pelastustoimelta saatavia tietoja.

Kuntien ja kuntayhtymien on salassapitosäännösten estämättä luovutettava hyvinvointialueelle valmistelussa tarvittavat välttämättömät tiedot voimaanpanolain 18 §:ssä tarkoitetusta henkilöstöstä, joka siirtyy hyvinvointialueen palvelukseen.

Voimaanpanolain 13 §:ssä ja sen perusteluissa määritetään, että tiedot on luovutettava sähköisessä muodossa.

Hyvinvointialueiden on myös saatava tiedot ”riittävän ajoissa”. Lain perusteluissa viitataan vastaaviin, mutta pienimuotoisempiin ja yksinkertaisempiin siirtoihin, joiden perusteella riittävä aika on ollut vähintään yhdeksän kuukautta tuotantokäytön käynnistämisestä.

Voimaanpanolain 26 §:n mukaan kunnan on kuitenkin annettava viimeistään 28.2.2022 hyvinvointialueelle arvio siirtyvän henkilöstön määrästä, palkkakuluista ja siirtyvästä lomapalkkavelasta.

Valmistelussa tarvitaan tietoa henkilöstöstä

Kerättäviä tietoja ovat muun muassa kunta/kuntayhtymä, toimiala, osasto/yksikkö, työpaikkakunta, nimi, syntymäaika, tehtävänimike, työaika- ja palkkatietoja.

KT suosittelee, että hyvinvointialueet ja kunnat sekä kuntayhtymät keräävät yhteistyössä palvelussuhdetietoja riittävän laajasti ehtovertailun ja HR-johtamisen tarpeisiin.

Kattavat tiedot siirtyvästä henkilöstöstä ovat olennainen osa hyvinvointialueiden henkilöstösuunnittelua ja rekrytointeihin varautumista.

Voimaanpanolain mukainen tietojen luovutusvelvollisuus koskee 31.12.2022 hyvinvointialueille siirtyvää henkilöstöä. On kuitenkin suositeltavaa, että että henkilöstöä luovuttavat organisaatiot välittäisivät hyvinvointialueille tiedon myös kyseisellä hetkellä mahdollisesti täyttämättä olevista vakansseista.

Tietojen luovuttamista koskeva yhteistoimintakäsittely

Luovuttavissa organisaatioissa käydään yhteistoimintalain mukaiset yt-menettelyt käytännössä syksyn 2021 aikana. Aluksi yt-menettelyssä käsitellään hyvinvointialueen valmistelussa käytettävien henkilö- ja palvelussuhdetietojen luovuttamista.  

Henkilö- ja palvelussuhdetietojen luovuttaminen yksilöi hyvinvointialueelle siirtyvät henkilöt, joten yhteistoiminnassa on käsiteltävä ennakkotietoja siirtyvästä henkilöstöstä. Varsinaiset liikkeen luovutukseen liittyvät yhteistoimintaneuvottelut käydään kuitenkin vasta vuonna 2022.  

Käsittely edustuksellisessa yhteistoiminnassa on lain mukaan riittävä.

Hyvään henkilöstöpolitiikkaan kuuluu, että lain mukaisen edustuksellisen yt-menettelyn lisäksi tietojen luovutuksen piirissä olevalle henkilöstölle on tiedotettu asiasta sekä työyhteisössä että henkilökohtaisesti. Lisäksi säännölliset, alueen työnantajat ja työntekijäjärjestöjen edustajat kokoavat henkilöstöfoorumit ovat tärkeitä tiedon vaihdon ja keskustelun kannalta.

Yhteistoimintakäsittely ja tiedottaminen on hoidettava ennen kuin tiedot voidaan luovuttaa valmistelua varten.

Henkilöstökysymysten yleinen ehtovertailu liikkeen luovutuksessa

Sekä luovuttajan että luovutuksen saajan kannattaa tehdä henkilöstökysymyksiä koskeva ehtovertailu hyvissä ajoin ennen liikkeen luovutusta.

Luovuttajan on syytä ennen liikkeen luovutusprosessin aloittamista tehdä oma ehtovertailunsa henkilöstökysymyksistä, sillä se auttaa

• määrittelemään tarkemmin liikkeen luovutuksen kohteena olevat toiminnot
• selvittämään, tarvitaanko mahdollisia ennakkojärjestelyitä, kuten kunnan tai kuntakonsernin sisäisiä järjestelyitä tai muita sisäisiä muutoksia, ennen liikkeen luovutusprosessin käynnistämistä.

Luovutuksen saajan tavoitteena on saada ehtovertailun kautta mahdollisimman paljon tietoa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
 
Luovutuksen saaja tarvitsee tietoja

• luovutuksen kohteena olevista toiminnoista, jotta se voi integroida ne muihin toimintoihinsa 
• luovutuksen kohteena oleviin toimintoihin liittyvistä henkilöstöriskeistä, jotta se voi valmistautua niiden hallinnointiin
• siirtyvästä henkilöstöstä, jotta se voi valmistautua heidän vastaanottamiseensa sekä mahdolliseen henkilöstön etuuksien harmonisointiin.

Henkilötietojen luovutuksessa on otettava huomioon siihen liittyvät rajoitukset.

Henkilöstökysymykset osana liikkeen luovutuksen kokonaisuutta

Henkilöstökysymysten ehtovertailun merkitys korostuu silloin, kun siirtyvää henkilöstöä on runsaasti.

Henkilöstöasioita koskevan ehtovertailun tarkoituksena on määritellä luovutuksen kohteena oleva henkilöstö sekä selvittää

• henkilöstön edut
• henkilöstöön liittyvät vastuut
• henkilöstön nykyiset palvelussuhteet ja niihin liittyvät tiedot
• luovutuksen kohteena olevan henkilöstön palvelussuhteisiin liittyvät aiemmat ja vireillä olevat erimielisyydet ja oikeudenkäynnit
• muut henkilöstöön liittyvät oleelliset tiedot.

Palveluksessa olevaa henkilöstä koskien ehtovertailussa on keskeistä selvittää

• henkilöstön lukumäärä (aktiivinen ja ei-aktiivinen)
• henkilöstörakenne (ikärakenne, sukupuolijakauma, työsuhteiden luonne ja pituus, toimenkuvarakenne, nimikkeet ym.)
• henkilöstön jakautuminen toimipaikoittain
• organisaatiorakenne 
  • organisaatiokaaviot ym.
• sovellettavat työehtosopimukset ja muut paikalliset sopimukset 
  • mahdolliset johtajasopimukset
  • työsopimuspohjat
• palkat ja muut edut 
  • palkkausjärjestelmät sopimusaloittain
  • muut henkilöstöedut (henkilöstöruokailu, puhelinetu, asuntoetu, työterveyshuolto, harrastemahdollisuudet ym.)
• eläke-edut
  • lakisääteiset eläke-edut sekä muut eläköitymiseen liittyvät tiedot
• sairauspoissaolot 
  • sairauspoissaolot, työtapaturmat, ammattitaudit ym.
  • työkyvyttömyyseläkkeet
• palkattomat ja palkalliset työ- ja virkavapaat 
• perhevapaat, opintovapaat, vuorotteluvapaat ym.
• työaika
• työaikamuodot, työaikajärjestelyt, työaikakirjanpito, ylityökorvaukset ym.
• vuosilomat 
  • vuosilomakirjanpito, lomarahan maksukäytäntö, säästövapaiden määrät ym.

Aiemmin päätettyjä palvelussuhteita koskevassa ehtovertailussa selvitetään

• irtisanomistilanteet 
  • irtisanomisperusteet (tuotannollistaloudelliset ja henkilöperusteiset syyt)
  • irtisanotut työntekijät, joiden työsuhde ei vielä ole päättynyt 
    • irtisanomisperusteiden uudelleenarviointi, uudelleensijoitus- ja koulutusvelvollisuus
• irtisanotut työntekijät, joiden työsuhde on päättynyt
  • työnantajan takaisinottovelvoitteen huomioon ottaminen
• muut tilanteet  
  • vireillä olevat erimielisyydet ja oikeudenkäynnit ym. 
    • kanneaikojen sekä mahdollisten korvausriskien huomioon ottaminen
  • ulkopuolisen työvoiman käyttö 
    • alihankinta
    • vuokratyö.